Handgeschriebener Schriftzug 'eskahoi' in Schwarz mit einer eleganten, fließenden Kalligrafie.

Die wichtigsten Tipps für eine profes­sio­nelle und zielge­richtete E‑Mail-Kommu­ni­kation

Illustration einer Person, die auf dem Boden sitzend an einem Laptop arbeitet, umgeben von zwei Papierflugzeugen auf weißem Hintergrund.

In diesem Blogar­tikel erfährst du, wie du deine E‑Mail-Kommu­ni­kation effizi­enter gestalten kannst. Der Artikel gibt dir hilfreiche Tipps, wie du deine E‑Mail-Korre­spondenz profes­sio­neller und wirkungs­voller einsetzen kannst. Ob beruflich oder privat, diese Tipps helfen dir, deine Nachrichten klarer und überzeu­gender zu formulieren.

Hand hält einen weißen Briefumschlag vor einem blauen Hintergrund, symbolisch für E-Mail-Kommunikation.

Der erste Eindruck zählt: Mit einer starken Betreff­zeile zum Erfolg in der E‑Mail-Kommu­ni­kation

Eine aussa­ge­kräftige Betreff­zeile ist ein wesent­liches Element der E‑Mail-Kommu­ni­kation. Ist der Betreff schlecht gewählt, wird die E‑Mail wahrscheinlich gar nicht oder erst mit Verzö­gerung geöffnet. Auch eine nicht mit dem Thema befasste Person muss auf den ersten Blick erkennen können, worum es in der E‑Mail geht. Der Betreff sollte daher eindeutig gewählt werden. Ein Beispiel für eine wirklich schlechte Betreff­zeile ist: „Fragen“. Der oder die Empfänger:in kann zwar erkennen, dass es in der Kommu­ni­kation scheinbar um Fragen geht, aber der Bezug zum Projekt fehlt völlig – Fragen stellen wir uns in vielen E‑Mails. Die Übersetzung des Betreffs in „Buchprojekt „Ella & Bob“ | Fragen zum Titelbild“ ist viel eindeu­tiger und die E‑Mail kann direkt richtig einge­ordnet und schnell beant­wortet werden.

Es ist unüber­sichtlich und verwirrend, wenn auf E‑Mails immer wieder mit einer neuen, separaten E‑Mail geant­wortet wird und damit eine neue Konver­sation, also ein zusätz­licher Thread, beginnt. Es gilt: Die einge­gangene E‑Mail wird mit einem Klick auf „Antworten“ beant­wortet und damit auf die vorherige Konver­sation Bezug genommen. Aller­dings: Endlose Antwort­ketten mit RE/AW im Betreff sollten auf Dauer vermieden werden. Sollte sich eine Konver­sation deutlich in eine neue Richtung entwi­ckeln, kannst du gerne eine neue, passende Formu­lierung für den Betreff wählen.

Die Bedeutung einer persön­lichen Anrede: Warum es wichtig ist, deine E‑Mails indivi­duell anzupassen

Neben dem Betreff entscheidet die Anrede darüber, mit welcher Stimmung der oder die Empfänger:in in deine E‑Mail-Kommu­ni­kation einsteigt. Ist die Anrede unpassend oder distan­ziert, kann das zu Irrita­tionen führen. Gibt dann auch noch der Inhalt der E‑Mail Anlass zur Verär­gerung, wird es schwierig. Generell gilt: Je persön­licher und indivi­du­eller die Anrede, desto besser: „Guten Tag Marianne Willmal, …“ statt nur „Hallo“. Das distan­zierte und veraltete „Sehr geehrte® Herr/Frau“ kannst du gerne durch einen passenden Tagesgruß mit „Guten Morgen“ (bis 11:00 Uhr), „Guten Tag“ (bis 18:00 Uhr) oder einem „Guten Abend“ (ab 17:00 Uhr) auffrischen.

Laptop lädt Gmail, Symbol für E-Mail-Kommunikation, auf dem Bildschirm.

Einleitung und Inhalt: In der Kürze liegt die Würze, das gilt besonders für E‑Mail-Kommu­ni­kation

Unnötige Einlei­tungs­sätze sind altmo­disch, stören und mindern die Aufmerk­samkeit des Publikums. Aber Vorsicht! Es geht nicht darum, im Chat-Stil mit vielen Abkür­zungen zu formu­lieren. Vielmehr geht es darum, die E‑Mail auf das Wesent­liche zu reduzieren und dieses an den Anfang zu stellen. Die Kunst einer guten E‑Mail-Kommu­ni­kation besteht darin, die Kernaussage auf den Punkt zu bringen und prägnant an den Anfang zu stellen.

„Guten Tag Maria Schulz,
es geht um Ihre telefo­nische Meldung zum Drucker XL2000, auf dem Sie aktuell nicht mehr drucken können. Wir haben inzwi­schen den Fehler lokali­siert und möchten Ihnen die Lösung mitteilen. Damit Sie möglichst bald wieder auf Ihrem Drucker XL2000 ausdrucken können, gehen Sie bitte wie folgt vor: …“.

Beispiel für den „langen Stil“

„Guten Tag Maria Schulz,
es geht um Ihre Drucker­störung, wir haben die Lösung gefunden. Damit Sie möglichst schnell wieder drucken können, gehen Sie bitte wie folgt vor: …“.

Beispiel für den „kurzen Stil“

Verständ­liche Sätze schreiben für optimierte E‑Mail-Kommu­ni­kation

Achte unbedingt auf eine gute Lesbarkeit des Textes. Eine Unter­teilung in Absätze und die Verwendung von Textfor­ma­tie­rungen und Aufzäh­lungen können dabei hilfreich sein. Ein Hinweis und eine kurze Beschreibung, was sich in den Anhängen befindet, ist ebenfalls nützlich. So kann dein bzw. deine Empfänger:in entscheiden, ob er oder sie die Datei sofort öffnen muss oder dies verschieben kann. Das Ziel ist: Dein Text soll verstanden werden. Einfache, kurze Sätze trans­por­tieren den Inhalt besser als lange Schach­tel­sätze. Lange Satzkon­struk­tionen mit Haupt- und Neben­sätzen verhindern, dass die Gesprächspartner:innen folgen können. Zunehmend werden lange E‑Mails nicht mehr gelesen, sondern besten­falls überflogen. Das bedeutet, dass Inhalte nicht erfasst, wichtige Teile schnell vergessen und nicht vollständig weiter­ge­leitet oder verar­beitet werden. Unnötige Rückfragen oder gar Missver­ständ­nisse sind die Folge.

Um die Lesbarkeit zu erhöhen, gilt für den Satzbau in E‑Mail-Kommu­ni­kation:

  • Schreibe pro Satz nur einen Gedanken.
  • Beginne für jedes neue Thema einen eigenen Absatz.
  • Formu­liere kurz, klar und präzise.
  • Nutze maximal zehn bis zwölf Wörter pro Satz.
  • Bringe deine Botschaft klar und prägnant zum Ausdruck und gestalte den Text optisch ansprechend.

Du solltest dich von alten Floskeln und verstaubten Formu­lie­rungen lösen. E‑Mail ist ein modernes Medium. Entspre­chend dem Stil des Unter­nehmens solltest du in deiner E‑Mail-Kommu­ni­kation eine angemessene Ausdrucks­weise wählen. Nichts­sa­gende Eigen­schafts­wörter wie ein „entspre­chendes“ Angebot können ersatzlos gestrichen werden. Aktive Formu­lie­rungen machen deine Sätze lebendig. Sie vermitteln den Eindruck, dass bereits etwas unter­nommen wurde. Texte sollten mit Infor­ma­tionen beginnen, die in die Zukunft weisen, denn die Lösung steht im Vorder­grund. Vermeide Reizwörter wie „müssen“. „Müssen“ ist in der Regel mit negativen Konno­ta­tionen wie Zwang, Fremd­be­stimmung oder Drohung verbunden, z. B. „Da müssen Sie noch einen Moment warten“ oder „Die Rechnung müssen Sie nächsten Monat bezahlen“. Ich empfehle, positive und aktive Begriffe zu verwenden.

  • Nutze Verben statt Substantive: „prüfen“ statt „eine Überprüfung vornehmen“ oder „berechnen“ statt „in Rechnung stellen“.
  • Formu­liere modern statt alt: „Haben Sie weitere Fragen, rufen Sie uns bitte an“ statt „Bei weiteren Fragen stehen wir gern zur Verfügung.“
  • Schreibe positiv statt negativ: „Gern bestellen wir das Ersatzteil für Sie. Es wird voraus­sichtlich am … geliefert“ statt „… leider haben wir das Ersatzteil nicht auf Lager.“
  • Setze auf Freund­lichkeit statt Zwang: „Bitte senden Sie uns …“ statt „Sie müssen uns … senden.“
  • Sprich deine Empfänger:innen direkt an: „Sie erhalten“ statt „wir liefern“.
  • Nutze Indikativ statt Konjunktiv: Es wird geschrieben, wie es ist, nicht wie es wäre. Konjunktive wirken unver­bindlich. „über eine Rückmeldung freuen“ anstelle „Ich würde mich über eine Rückmeldung freuen.“
Mail-App-Icon mit zwei ungelesenen Nachrichten auf einem Smartphone-Bildschirm, repräsentativ für E-Mail-Kommunikation.

Von höflich bis überzeugend: Die richtige Formu­lierung für den Schluss deiner E‑Mail

Die Infor­mation am Ende wird als Steue­rungs­in­strument gesehen, mit dem die Weichen gestellt werden. Für das Ende deiner E‑Mail solltest du einen verbind­lichen, indivi­du­ellen Abschluss finden. Nächste Schritte können, wenn vorhanden, als Aufhänger genutzt werden: „Max Meyer, ich freue mich auf Ihre Antwort und verbleibe mit freund­lichen Grüßen“. Für die Grußformel gilt das gleiche wie für die Anrede: Erkennbare Automa­ti­sierung signa­li­siert, dass statt indivi­du­eller Betreuung Massen­ab­fer­tigung betrieben wurde. Eine besonders schwere Sünde: Die Standard­formel „Mit freund­lichen Grüßen“ als Teil der Unter­schrift. Besser ist zum Beispiel morgens „Einen erfolg­reichen Tag“, nachmittags „Einen schönen Feier­abend und freund­liche Grüße“. Tipp: Fasse den Inhalt deiner E‑Mail kurz zusammen oder schlage weitere Schritte vor. Und vor dem Versenden unbedingt die Recht­schreibung überprüfen!


Ich hoffe, du konntest ein paar nützliche Tipps aus diesem Artikel mitnehmen. Wenn du Anregungen zum Beitrag hast, freue ich mich über eine persön­liche Nachricht, vielleicht in Form einer richtig guten E‑Mail?

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