In diesem Blogartikel erfährst du, wie du deine E‑Mail-Kommunikation effizienter gestalten kannst. Der Artikel gibt dir hilfreiche Tipps, wie du deine E‑Mail-Korrespondenz professioneller und wirkungsvoller einsetzen kannst. Ob beruflich oder privat, diese Tipps helfen dir, deine Nachrichten klarer und überzeugender zu formulieren.
Der erste Eindruck zählt: Mit einer starken Betreffzeile zum Erfolg in der E‑Mail-Kommunikation
Eine aussagekräftige Betreffzeile ist ein wesentliches Element der E‑Mail-Kommunikation. Ist der Betreff schlecht gewählt, wird die E‑Mail wahrscheinlich gar nicht oder erst mit Verzögerung geöffnet. Auch eine nicht mit dem Thema befasste Person muss auf den ersten Blick erkennen können, worum es in der E‑Mail geht. Der Betreff sollte daher eindeutig gewählt werden. Ein Beispiel für eine wirklich schlechte Betreffzeile ist: „Fragen“. Der oder die Empfänger:in kann zwar erkennen, dass es in der Kommunikation scheinbar um Fragen geht, aber der Bezug zum Projekt fehlt völlig – Fragen stellen wir uns in vielen E‑Mails. Die Übersetzung des Betreffs in „Buchprojekt „Ella & Bob“ | Fragen zum Titelbild“ ist viel eindeutiger und die E‑Mail kann direkt richtig eingeordnet und schnell beantwortet werden.
Es ist unübersichtlich und verwirrend, wenn auf E‑Mails immer wieder mit einer neuen, separaten E‑Mail geantwortet wird und damit eine neue Konversation, also ein zusätzlicher Thread, beginnt. Es gilt: Die eingegangene E‑Mail wird mit einem Klick auf „Antworten“ beantwortet und damit auf die vorherige Konversation Bezug genommen. Allerdings: Endlose Antwortketten mit RE/AW im Betreff sollten auf Dauer vermieden werden. Sollte sich eine Konversation deutlich in eine neue Richtung entwickeln, kannst du gerne eine neue, passende Formulierung für den Betreff wählen.
Die Bedeutung einer persönlichen Anrede: Warum es wichtig ist, deine E‑Mails individuell anzupassen
Neben dem Betreff entscheidet die Anrede darüber, mit welcher Stimmung der oder die Empfänger:in in deine E‑Mail-Kommunikation einsteigt. Ist die Anrede unpassend oder distanziert, kann das zu Irritationen führen. Gibt dann auch noch der Inhalt der E‑Mail Anlass zur Verärgerung, wird es schwierig. Generell gilt: Je persönlicher und individueller die Anrede, desto besser: „Guten Tag Marianne Willmal, …“ statt nur „Hallo“. Das distanzierte und veraltete „Sehr geehrte® Herr/Frau“ kannst du gerne durch einen passenden Tagesgruß mit „Guten Morgen“ (bis 11:00 Uhr), „Guten Tag“ (bis 18:00 Uhr) oder einem „Guten Abend“ (ab 17:00 Uhr) auffrischen.
Einleitung und Inhalt: In der Kürze liegt die Würze, das gilt besonders für E‑Mail-Kommunikation
Unnötige Einleitungssätze sind altmodisch, stören und mindern die Aufmerksamkeit des Publikums. Aber Vorsicht! Es geht nicht darum, im Chat-Stil mit vielen Abkürzungen zu formulieren. Vielmehr geht es darum, die E‑Mail auf das Wesentliche zu reduzieren und dieses an den Anfang zu stellen. Die Kunst einer guten E‑Mail-Kommunikation besteht darin, die Kernaussage auf den Punkt zu bringen und prägnant an den Anfang zu stellen.
„Guten Tag Maria Schulz,
Beispiel für den „langen Stil“
es geht um Ihre telefonische Meldung zum Drucker XL2000, auf dem Sie aktuell nicht mehr drucken können. Wir haben inzwischen den Fehler lokalisiert und möchten Ihnen die Lösung mitteilen. Damit Sie möglichst bald wieder auf Ihrem Drucker XL2000 ausdrucken können, gehen Sie bitte wie folgt vor: …“.
„Guten Tag Maria Schulz,
Beispiel für den „kurzen Stil“
es geht um Ihre Druckerstörung, wir haben die Lösung gefunden. Damit Sie möglichst schnell wieder drucken können, gehen Sie bitte wie folgt vor: …“.
Verständliche Sätze schreiben für optimierte E‑Mail-Kommunikation
Achte unbedingt auf eine gute Lesbarkeit des Textes. Eine Unterteilung in Absätze und die Verwendung von Textformatierungen und Aufzählungen können dabei hilfreich sein. Ein Hinweis und eine kurze Beschreibung, was sich in den Anhängen befindet, ist ebenfalls nützlich. So kann dein bzw. deine Empfänger:in entscheiden, ob er oder sie die Datei sofort öffnen muss oder dies verschieben kann. Das Ziel ist: Dein Text soll verstanden werden. Einfache, kurze Sätze transportieren den Inhalt besser als lange Schachtelsätze. Lange Satzkonstruktionen mit Haupt- und Nebensätzen verhindern, dass die Gesprächspartner:innen folgen können. Zunehmend werden lange E‑Mails nicht mehr gelesen, sondern bestenfalls überflogen. Das bedeutet, dass Inhalte nicht erfasst, wichtige Teile schnell vergessen und nicht vollständig weitergeleitet oder verarbeitet werden. Unnötige Rückfragen oder gar Missverständnisse sind die Folge.
Um die Lesbarkeit zu erhöhen, gilt für den Satzbau in E‑Mail-Kommunikation:
- Schreibe pro Satz nur einen Gedanken.
- Beginne für jedes neue Thema einen eigenen Absatz.
- Formuliere kurz, klar und präzise.
- Nutze maximal zehn bis zwölf Wörter pro Satz.
- Bringe deine Botschaft klar und prägnant zum Ausdruck und gestalte den Text optisch ansprechend.
Du solltest dich von alten Floskeln und verstaubten Formulierungen lösen. E‑Mail ist ein modernes Medium. Entsprechend dem Stil des Unternehmens solltest du in deiner E‑Mail-Kommunikation eine angemessene Ausdrucksweise wählen. Nichtssagende Eigenschaftswörter wie ein „entsprechendes“ Angebot können ersatzlos gestrichen werden. Aktive Formulierungen machen deine Sätze lebendig. Sie vermitteln den Eindruck, dass bereits etwas unternommen wurde. Texte sollten mit Informationen beginnen, die in die Zukunft weisen, denn die Lösung steht im Vordergrund. Vermeide Reizwörter wie „müssen“. „Müssen“ ist in der Regel mit negativen Konnotationen wie Zwang, Fremdbestimmung oder Drohung verbunden, z. B. „Da müssen Sie noch einen Moment warten“ oder „Die Rechnung müssen Sie nächsten Monat bezahlen“. Ich empfehle, positive und aktive Begriffe zu verwenden.
- Nutze Verben statt Substantive: „prüfen“ statt „eine Überprüfung vornehmen“ oder „berechnen“ statt „in Rechnung stellen“.
- Formuliere modern statt alt: „Haben Sie weitere Fragen, rufen Sie uns bitte an“ statt „Bei weiteren Fragen stehen wir gern zur Verfügung.“
- Schreibe positiv statt negativ: „Gern bestellen wir das Ersatzteil für Sie. Es wird voraussichtlich am … geliefert“ statt „… leider haben wir das Ersatzteil nicht auf Lager.“
- Setze auf Freundlichkeit statt Zwang: „Bitte senden Sie uns …“ statt „Sie müssen uns … senden.“
- Sprich deine Empfänger:innen direkt an: „Sie erhalten“ statt „wir liefern“.
- Nutze Indikativ statt Konjunktiv: Es wird geschrieben, wie es ist, nicht wie es wäre. Konjunktive wirken unverbindlich. „über eine Rückmeldung freuen“ anstelle „Ich würde mich über eine Rückmeldung freuen.“
Von höflich bis überzeugend: Die richtige Formulierung für den Schluss deiner E‑Mail
Die Information am Ende wird als Steuerungsinstrument gesehen, mit dem die Weichen gestellt werden. Für das Ende deiner E‑Mail solltest du einen verbindlichen, individuellen Abschluss finden. Nächste Schritte können, wenn vorhanden, als Aufhänger genutzt werden: „Max Meyer, ich freue mich auf Ihre Antwort und verbleibe mit freundlichen Grüßen“. Für die Grußformel gilt das gleiche wie für die Anrede: Erkennbare Automatisierung signalisiert, dass statt individueller Betreuung Massenabfertigung betrieben wurde. Eine besonders schwere Sünde: Die Standardformel „Mit freundlichen Grüßen“ als Teil der Unterschrift. Besser ist zum Beispiel morgens „Einen erfolgreichen Tag“, nachmittags „Einen schönen Feierabend und freundliche Grüße“. Tipp: Fasse den Inhalt deiner E‑Mail kurz zusammen oder schlage weitere Schritte vor. Und vor dem Versenden unbedingt die Rechtschreibung überprüfen!
Ich hoffe, du konntest ein paar nützliche Tipps aus diesem Artikel mitnehmen. Wenn du Anregungen zum Beitrag hast, freue ich mich über eine persönliche Nachricht, vielleicht in Form einer richtig guten E‑Mail?